Informacja dla autorów

ENGLISH VERSION

Zasady przygotowywania tekstów przeznaczonych do druku w Roczniku „Archiva Ecclesiastica”

Ogólne

1. Artykuł złożony do pisma „Archiva Ecclesiastica” nie może być wcześniej nigdzie opublikowany ani być w tym samym czasie złożony w redakcjach innych czasopism – należy dołączyć deklarację „Zgłoszenie artykułu do redakcji rocznika „Archiva Ecclesiastica” (formularz na stronie internetowej SAK) wraz z oświadczeniem dotyczącym wkładu poszczególnych autorów i źródeł finansowania.

2. Artykuł przeznaczony do druku na łamach rocznika „Archiva Eccle­siastica” może być przesłany pocztą tradycyjną na płycie CD lub też mailem jako załącznik.

3. Do artykułu należy dołączyć krótkie streszczenie (min. 200 – max. 250), słowa kluczowe (key words) oraz bibliografię załącznikową. Nie dotyczy to komunikatów, recenzji i sprawozdań.

4. Tekst artykułu należy zapisać w formacie Word z użyciem czcionki typu Times New Roman, rozmiar 12, interlinia 1,5. Strony powinny być ponumerowane. Jeżeli artykuł zawiera cytaty lub pozycje bibliograficzne pisane w alfabetach cyrylickich, należy podać je transliteracji.

5. Wszelkie ilustracje, które mają być zamieszczone w tekście (grafiki, wykresy, mapy, fotografie itp.) należy dostarczyć w oddzielnych plikach graficznych w formacie TIFF (*.tiff) – Tagged Image File Format w rozdzielczości 300 dpi. Wszystkie ryciny powinny być zamieszczane i cytowane w kolejności od 1 do n. Całość materiału ilustracyjnego, tj. zdjęcia, rysunki, mapy, wykresy traktuje się jako ryciny i przyjmuje dla nich ciągłą numerację od 1 do x cyframi arabskimi.

6. Wydania krytyczne źródeł łacińskich lub staropolskich należy przygotować w oparciu o odpowiednie instrukcje wydawnicze.

7. W przypadku recenzji należy podać pełny opis bibliograficzny recenzowanej publikacji zawierający także informację o wydawcy, liczbie stron liczbowanych i nieliczbowanych oraz liczbie ilustracji.

8. Informacje o autorach, umieszczane w  razem z artykułem, powinny zawierać następujące dane: imię i nazwisko autora, stopień oraz tytuł naukowy, miejsce pracy (Archiwum, Instytut, Katedra, itp.), adres e-mail.

9. Odpowiedzialność wynikającą z praw autorskich i praw wydawniczych (przedruk ilustracji, tabel i wykresów oraz cytowanie z innych źródeł) ponosi autor.

10. Nieodesłanie przez autora w terminie korekty autorskiej oznacza zgodę na publikację tekstu w dotychczasowej postaci.

11. Redakcja zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia artykułu do publikacji bez podania przyczyny.

12. Redakcja nie zwraca autorom nadesłanych materiałów.

13. Kopię przekazanych materiałów należy przechowywać na nośniku elektronicznym do czasu ukazania się publikacji drukiem.

14. Prawa wydawnicze przechodzą na wydawcę.

Tekst główny

1. Formatowanie należy ograniczyć do minimum – wystarczy wyróżnić tytuły, podtytuły oraz akapity.

2. Wszystkie cytaty należy pisać w cudzysłowie czcionką prostą – nie kursywą.

3. Cytaty wewnątrz cytatów zaznaczamy cudzysłowem podwójnym « »

3. Wszystkie tytuły publikacji w tekście głównym – kursywą bez cudzysłowów.

4. Terminy definiowane lub omawiane w tekście – kursywą bez cudzysłowów.

5. Zwroty użyte w sensie przenośnym – czcionką prostą bez cudzysłowów.

6. Nie należy stosować spacji dla uzyskania efektu rozstrzelonego druku dla wyróżnień w tekście.

7. Określenia czasu piszemy bez skrótów. Stulecia podajemy cyfrą rzymską (XIX wiek). Nazwy miesięcy powinny znajdować się w pełnym brzmieniu (11 listopada 1918 r.).

8. W tekście używamy myślników (półpauzy) „—”. Dywizów (krótkich znaków) bez spacji: „-” używamy tylko między cyframi (liczbami) w oznaczeniu stron (s. 2-5) lub dat (2005-2010).

Przypisy

1. W tekstach należy stosować przypisy dolne umieszczając odnośnik w tekście przed znakiem interpunkcyjnym [z wyjątkiem sytuacji skrótów kończących zdanie, np. w. (wiek), r. (rok)]

2. Należy stosować skrócony zapis bibliograficzny, przy użyciu tzw. metody przecinkowej: nie podaje się nazwy wydawnictwa, nazwisk tłumaczy, ilości dotychczasowych wydań (z wyjątkiem przypadku, gdy w tym samy roku dzieło miało więcej niż jedno wydanie), a poszczególne elementy opisu bibliograficznego oddziela się przecinkiem;

a) publikacje książkowe: inicjały imion i nazwisko autora, tytuł książki [kursywą], miejsce i rok wydania, strony
np. R. Kufel, Jak prowadzić księgi parafialne?: poradnik, Zielona Góra 2015, s. 112-130.

b) artykuły w dziełach zbiorowych: inicjały imion i nazwisko autora, tytuł artykułu [kursywą], w: tytuł dzieła zbiorowego , inicjały imion i nazwiska redaktorów, miejsce i rok wydania, strony,
np. H. Dudała, Archiwalia parafialne w zasobie Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach, w: Zabezpieczanie i udostępnianie archiwalnych zasobów archiwów kościelnych, red. A. Laszuk, Warszawa 2016, s. 60-73.

c) artykuły w czasopismach: inicjały imion i nazwisko autora, tytuł artykułu [kursywa], „tytuł czasopisma” [w cudzysłowie czcionka prosta], rocznik lub tom (rok wydania) nr lub zeszyt, strony [przed tytułem czasopisma nie umieszcza się w:]
np. A. Bruździński, Archiwum Papieskiej Akademii Teologicznej w Krakowie, „Archiva Ecclesiastica”, 1 (2004), s. 77-79.

d) hasła z encyklopedii: inicjały imion i nazwisko autora, tytuł hasła [kursywa], w: tytuł encyklopedii [kursywą], tom, inicjał imienia i nazwiska redaktorów, miejsce i rok wydania, strony.
np. S. Librowski, Archiwa Kościoła katolickiego w Polsce, w: Encyklopedia katolicka, t. 1, red. F. Gryglewicz, Lublin 1985, kol. 877-886.

e) archiwalia: nazwa archiwum, sygnatura, tytuł, strony lub karty [wszystko czcionka prosta]
np. AAG, sygn. Dz IV 22, Życiorys ks. Augusta Hlonda, k. 46.
Uwaga: przy pierwszym użyciu należy podać pełną nazwę archiwum, a po niej, w nawiasie okrągłym, skrót nazwy, np.: Archiwum Archidiecezjalne w Gnieźnie (AAG). Podobnie w przypadku wszystkich skrótów odnoszących się do nazw instytucji i organizacji [także w tekście głównym].

f) adresy stron internetowych: na końcu, w nawiasie tylko data dostępu, bez odstępów po kropkach.
np. www.sak.net.pl/ (dostęp: 15.04.2017)

g) dokumenty elektroniczne: tytuł hasła bądź artykułu, na końcu data dostępu bez odstępów po kropkach.
np. Stowarzyszenie Archiwistów Kościelnych, http://sak.net.pl/ (dostęp: 15.04.2017)

2. Przy kolejnym cytowaniu tej samej publikacji zawsze podajemy: nazwisko autora [z wyjątkiem przypadku, gdy występują różni autorzy o tym samym nazwisku – wtedy podaje się również inicjały imion], początek tytułu [kursywą, bez wielokropka], strony. Nie należy używać: dz. cyt., art. cyt. itp.!
np. Kufel, Jak prowadzić księgi parafialne?, s. 105-106.

Bibliografia załącznikowa

a) publikacje książkowe: nazwisko i imię autora [nie inicjał!], tytuł książki [kursywą], miejsce i rok wydania, strony
np. Kufel Robert, Jak prowadzić księgi parafialne?: poradnik, Zielona Góra 2015.

b) artykuły w dziełach zbiorowych: nazwisko i imię autora [nie inicjał!], tytuł artykułu [kursywą], w: tytuł dzieła zbiorowego, inicjały imion i nazwiska redaktorów, miejsce i rok wydania, strony
np. Dudała Halina, Archiwalia parafialne w zasobie Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach, w: Zabezpieczanie i udostępnianie archiwalnych zasobów archiwów kościelnych, red. A. Laszuk, Warszawa 2016, s. 60-73.

c) artykuły w czasopismach: nazwisko i imię autora [nie inicjał!], tytuł artykułu [kursywa], „tytuł czasopisma” [w cudzysłowie czcionka prosta], rocznik lub tom (rok wydania) nr lub zeszyt, strony [przed tytułem czasopisma nie umieszcza się w:]
np. Bruździński Andrzej, Archiwum Papieskiej Akademii Teologicznej w Krakowie, „Archiva Ecclesiastica”, 1 (2004), s. 77-79.

d) hasła z encyklopedii: nazwisko i imię autora [nie inicjał!], tytuł hasła [kursywa], w: tytuł encyklopedii [kursywą], tom, inicjał imienia i nazwiska redaktorów, miejsce i rok wydania, strony.
np. Librowski Stanisław, Archiwa Kościoła katolickiego w Polsce, w: Encyklopedia katolicka, t. 1, red. F. Gryglewicz, Lublin 1985, kol. 877-886.

d) archiwalia: nazwa archiwum, sygnatura, tytuł, strony lub karty [wszystko czcionka prosta]
np. AAG, sygn. Dz IV 22, Życiorys ks. Augusta Hlonda, k. 46.

Uwaga: należy podać pełną nazwę archiwum, a po niej, w nawiasie okrągłym, skrót nazwy, np.: Archiwum Archidiecezjalne w Gnieźnie (AAG).

e) adresy stron internetowych: na końcu, w nawiasie tylko data dostępu, bez odstępów po kropkach.
np. www.sak.net.pl (dostęp: 15.04.2017)

f) dokumenty elektroniczne: tytuł hasła bądź artykułu, na końcu data dostępu bez odstępów po kropkach.
np. Stowarzyszenie Archiwistów Kościelnych, http://sak.net.pl/ (dostęp: 15.04.2017)

Egzemplarz autorski

Autor, który chce otrzymać bezpłatnie egzemplarz „Archiva Ecclesiastica”, w którym znajduje się jego artykuł, musi wcześniej zadeklarować chęć otrzymania pisma lub swojego artykułu w postaci pliku PDF.

Ponieważ otrzymanie tomu autorskiego wiąże się z koniecznością opłaty podatku, Autor musi podać następujące dane niezbędne do deklaracji podatkowej:

1. Pesel lub NIP (tylko osoby prowadzące działalność gospodarczą)

2. Urząd Skarbowy, pod który podlega rozliczający się podatnik

3. Adres stałego zameldowania oraz korespondencyjny, jeżeli jest różny od stałego zamieszkania.

Procedura recenzowania artykułów naukowych w „Archiva Ecclesiastica”

1. Procedura recenzowania artykułów jest zgodna z zasadami recenzowania zawartymi w Komunikacie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 maja 2013 r.

2. Autorzy przysyłając pracę do publikacji w czasopiśmie wyrażają zgodę na proces recenzji.

3. Nadesłane publikacje są poddane ocenie w pierwszej kolejności przez Redakcję.

4. Następnie publikacje są recenzowane przez dwóch rzetelnych recenzentów, posiadających co najmniej stopień doktora.

5. Nadesłane prace nie będą wysyłane do recenzentów z tej samej placówki, z której pochodzą Autorzy oraz do osób mogących pozostawać z Autorem w konflikcie interesów.

6. Prace recenzowane są poufnie i anonimowo (double blind review process).

7. Pracy nadawany jest numer redakcyjny, identyfikujący ją na dalszych etapach procesu wydawniczego.

8. Recenzentom nie wolno wykorzystywać wiedzy na temat pracy przed jej publikacją.

9. Recenzent przekazuje sporządzoną recenzję w postaci elektronicznej na adres mailowy Redakcji podany na formularzu recenzji oraz w formie papierowej z odręcznym podpisem, która przechowywana jest w Redakcji przez okres 5 lat.

10. Pisemna recenzja zawiera jednoznaczny wniosek recenzenta dotyczący warunków dopuszczenia artykułu naukowego do publikacji lub jego odrzucenia.

11. Ostateczną kwalifikację do druku podejmuje Redaktor Naczelny na podstawie analizy uwag zawartych w recenzji i ostatecznej wersji artykułu dostarczonej przez Autora.

12. Raz w roku Redakcja zamieszcza na stronie internetowej uaktualnioną pełną listę Recenzentów, z którymi współpracuje. 

INSTRUCTIONS FOR AUTHORS

Guidelines for the texts intended for publication in the Annual Journal Archiva Ecclesiastica

General

1. The journal Archiva Ecclesiastica accepts only original work that has not previously been published or is not submitted for publication to any other journals. It is necessary to include the declaration “submitting an article to the editorial section of Archiva Ecclesiastica [a form on the SAK (Society of Church Archivists) website] along with a statement on a contribution of individual authors to work and on all sources of funding.

2. Submissions to Archiva Ecclesiastica can be sent by post on a CD or by e-mail as an attachment.

3. The article should be accompanied by a short abstract (min. 200 – max. 250), keywords and references. This does not apply to communications, reviews or reports.

4. The text should be saved as a .doc format. Use Times New Roman font of 12, 1.5 line spacing, paginated throughout. If the article includes quotes or reference publications written in Cyrillic alphabets, it is necessary to transliterate them. 

5. All illustrations included in the text (graphics, charts, maps, photographs, etc.) should be provided in separate graphic files in the TIFF (* .tiff) format – Tagged Image File Format in 300 dpi. All figures should be included and cited in the order from 1 to ff. The entire illustrative material (photos, drawings, maps or charts) is treated as figures with running pagination from 1 to x in Arabic numerals.

6. Critical editions of Latin or Old Polish sources should be based on appropriate publishing instructions.

7. In the case of reviews, provide a complete bibliographic citation of the reviewed publication, including information about the publisher, the number of numbered and unnumbered pages, and the number of illustrations.

8. Information about authors should contain the following data: full name, degree, academic title, place of work (archive, institute, department, etc.) and email address.  

9. The author bears legal liability arising from copyrights and publishing rights (reprinting illustrations, tables or charts, and citing other sources 

10. If the author fails to send his proofreading on time, it means that he agrees to have the text published in its current form.

11. The editors reserve the right to refuse to publish an article without giving a reason.

12. Submitted materials are not returned to the authors.

13. A copy of the submitted materials should be kept on an electronic medium until the publication appears in print.

14. Publishing rights are transferred to the publisher.

The main text

1. Formatting should be kept to a minimum – just highlight titles, subtitles and paragraphs.

2. All quotations should be enclosed in quotation marks, roman style, not in italics.

3. Quotations within quotations are enclosed between double quotation marks « ».

3. All publication titles in the main text – in italics without quotation marks.

4. Terms defined or discussed in the text – in italics without quotation marks.

5. Phrases used in a figurative sense – roman type without quotation marks.

6. Do not use a space to achieve the effect of sparse print for highlights in the text.

7. Dates are written without abbreviations. Roman numerals are used to write centuries in the Polish language (XIX wiek), Arabic numerals are used to write centuries in the English language (19th century). The names of the months should be in full wording (11 November 1918). 

8. Use dashes “—” in the text. Hyphens (short lines) „-” without spaces are only used between numbers with reference to pages (pp. 2-5) or dates (2005-2010).

Notes 

1. In the text use footnotes and place the cue after any punctuation [except for abbreviations that end the sentence, e.g. c. (century)] 

2. Use abbreviated bibliographic citations: do not mention publisher’s name, translators’ names, number of editions (except if the work had more than one edition in the same year). Bibliographic elements should be separated by a comma. 

a) books: the initials of the first and middle names of the author, author’s surname, book title [in italics], place and year of publication, pages  
e.g. R. Kufel, Jak prowadzić księgi parafialne?: poradnik, Zielona Góra 2015, pp. 112-130.

b) articles in joint publications: the initials of the first and middle names of the author, author’s surname, book title [in italics], in: joint publication title [in italics], editors’ initials, surnames, place and year of publication, pages 
e.g. H. Dudała, Archiwalia parafialne w zasobie Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach, in: Zabezpieczanie i udpstępnianie archiwalnych zasobów archiwów kościelnych, ed. A. Laszuk, Warszawa 2016, pp. 60-73. 

c) articles in periodicals: the initials of the first and middle names of the author, author’s surname, article title [in italics], periodical title [in quotation marks, roman type], volume (year of publication), issue number, [do not use in: before periodical title] 
e.g. A. Bruździński, Archiwum Papieskiej Akademii Teologicznej w Krakowie, „Archiva Ecclesiastica”, 1 (2004), pp. 77-79.

d) encyclopedic entries: the initials of the first and middle names of the author, author’s surname, entry title [in italics], in: encyclopedia title [in italics], volume, editors’ initials, surnames, place and year of publication, pages 
e.g. S. Librowski, Archiwa Kościoła katolickiego w Polsce, in: Encyklopedia katolicka, vol. 1, ed. F. Gryglewicz, Lublin 1985, pp. 877-886.

e) archival records: name of archive, reference number, title, pages or folio numbers [roman type]
e.g. AAG, ref. Dz IV 22, Życiorys ks. Augusta Hlonda, f. 46. 
Note: when the source is cited the first time, use the full name of the archive with its abbreviation in round brackets, e.g. Archiwum Archidiecezjalne w Gnieźnie (AAG). This also refers to all abbreviations for the names of institutions and organizations [also in the main text].

f) websites addresses: only access date in brackets at the end, no spaces after dots.  
e.g. www.sak.net.pl/ (accessed: 15.04.2017)

g) electronic documents: article or entry title, only access date in brackets at the end, no spaces after dots 
e.g. Stowarzyszenie Archiwistów Kościelnych, http://sak.net.pl/ (accessed: 15.04.2017)

2. If the same publication is cited more than once, we always provide the following elements: author’s surname [except when there are different authors with the same surname. In that case, the initials of the first name are also given], the beginning of the title [in italics, without ellipses], pages. Do not use op. cit., art. cit, etc.!
e.g. Kufel, Jak prowadzić księgi parafialne?, pp. 105-106.

References

a) books: author’s surname and first names [no initials!], book title [in italics], place and year of publication, pages
e.g. Kufel Robert, Jak prowadzić księgi parafialne?: poradnik, Zielona Góra 2015.

b) articles in joint publications: author’s surname and first names [no initials!], book title [in italics], in: joint publication title [in italics], initials of editors’ first names and surnames, place and year of publication, pages
e.g. Dudała Halina, Archiwalia parafialne w zasobie Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach, in: Zabezpieczanie i udostępnianie archiwalnych zasobów archiwów kościelnych, ed. A. Laszuk, Warszawa 2016, pp. 60-73.

c) articles in periodicals: author’s surname and first names [no initials!], article title [in italics], „periodical title” [in quotation marks, roman type], volume  (year of publication), issue number, [do not use in: before periodical title] 
e.g. Bruździński Andrzej, Archiwum Papieskiej Akademii Teologicznej w Krakowie, „Archiva Ecclesiastica”, 1 (2004), pp. 77-79.

d) encyclopedic entries: author’s surname and first names [no initials!], entry title [in italics], in: encyclopedia title [in italics], volume, initials of editors’ first name and surname, place and year of publication, pages 
e.g. Librowski Stanisław, Archiwa Kościoła katolickiego w Polsce, in: Encyklopedia katolicka, vol. 1, ed. F. Gryglewicz, Lublin 1985, pp. 877-886.

d)archival records: name of archive, reference number, title, pages or folio numbers [all elements in roman type]
e.g. AAG, ref. Dz IV 22, Życiorys ks. Augusta Hlonda, f. 46.
Note: Use the full name of the archive with its abbreviation in round brackets, e.g.: Archiwum Archidiecezjalne w Gnieźnie (AAG). 

e) website addresses: only access date in brackets at the end, no spaces after dots.
e.g. www.sak.net.pl (accessed: 15.04.2017)

f) electronic documents: article or entry title, only access date in brackets at the end, no spaces after dots 
e.g. Stowarzyszenie Archiwistów Kościelnych, http://sak.net.pl/ (accessed: 15.04.2017)

Author’s copy

Authors who want to receive a free copy of Archiva Ecclesiastica in which their article is published must first declare that they want to receive the issue of the journal or their article in the form of a PDF file.

Since the receiving of author’s copy requires payment of a tax, the author has to provide the following data necessary for the tax declaration:

1. Personal Identity Number or Taxpayer Identification Number (only people running a business) 

2. Tax Office to which a taxpayer is assigned 

3. Address of permanent residence and corresponding address, if different from permanent address. 

The procedure for reviewing scholarly articles in the journal „Archiva Ecclesiastica”

1. The procedure for reviewing articles is consistent with the review principles included in the Announcement of the Minister of Science and Higher Education of 29 May 2013 

2. By submitting a paper for publication in the journal, authors agree to the review process.

3. Submitted publications are first evaluated by the editors.

4. Then publications are reviewed by two reliable reviewers with at least a doctoral degree.

5. Submitted papers will not be sent to the reviewers working at the same institution as the author does and to those who may be in conflict of interest with the author.

6. Papers undergo a double-blind review process. 

7. An editorial number is assigned to the paper so that the work can be identified at further stages of the publishing process.

8.  Reviewers are not allowed to use any information about the paper before its publication.

9. The reviewer sends the review in an electronic form at the email address of the editorial office and in paper with a handwritten signature. The email address is provided in the review form. The review is stored in the editorial office for a period of five years.

10. The written review contains a clear conclusion of the reviewer explaining the reasons for the admission of a scholarly article for publication or its rejection.

11. The final decision on whether or not to accept the paper for publication is made by the editor-in-chief on the basis of the analysis of the comments included in the review and the final version of the article provided by the author.

12. Once a year the editors publish online the updated list of the reviewers with whom they cooperate.